Jeg har længe foreslået en af mine kunder, at vi kunne automatisere deres opfølgning på tilbud. I dag fik jeg så lov – og her var det oplagt at teste den nye agent-funktion i ChatGPT.
Vi har kaldt den Tilbudsopfølger. Navnet er lige så kedeligt som det den gør. Men det den sparer kunden for, er ikke kedeligt.
Baggrunden
Kunden har dejlig travlt – og det betyder, at der bliver lavet rigtig mange tilbud. De har en tilbudsafdeling, der skriver tilbuddene (de er ret tekniske) og sender dem afsted. Derfra overgår sagen til en anden i virksomheden – typisk en sælger, leder eller direktør – som skal følge op efter fjorten dage.
Hidtil har de haft et Excel-ark, som de kiggede i hver uge for at se, hvad der skulle følges op på. Det fungerede – men det var en lidt usikker metode. Det er jo bedre bare at få det direkte i kalenderen.
Og ja – umiddelbart tænker man måske, at hvor svært kan det være at lave en kalenderinvitation, når man lige har sendt mailen afsted? Det er heller ikke svært. Men det kan altså godt komme til at glippe i en travl hverdag. Nu har vi sikret, at det ikke glipper. 😉
Sådan virker den
Agenten holder øje med mailtrafikken. Den reagerer kun, hvis fire ting er opfyldt på samme tid:
- En fra tilbudsafdelingen sender en mail til en potentiel kunde
- En kollega (sælger, leder, direktør) står på Cc
- Der er en vedhæftet fil
- Ordet “Tilbud” optræder et sted i emnefeltet
Når alle fire kasser er krydset af, går agenten i gang. Den læser mailen og den vedhæftede fil, og opretter en kalenderbegivenhed kl. 9 fjorten dage efter – ikke hos afsenderen, men hos personen på Cc. Begivenheden hedder “Husk opfølgning” og indeholder de centrale oplysninger fra både mail og tilbud.
Med andre ord: Tilbudsafdelingen sender tilbuddet. Kollegaen på Cc får automatisk en aftale i kalenderen om at følge op fjorten dage senere. Excel-arket kan blive liggende.
Hvad er en ChatGPT-agent egentlig?
En agent er ikke det samme som en almindelig chat. Det er heller ikke det samme som en custom GPT. Forskellen er, at agenten kan handle på egen hånd – den kan læse mails, åbne filer, oprette kalenderbegivenheder og en hel masse andet, uden at du sidder og styrer den manuelt.
Den ligger som sit eget punkt i ChatGPTs sidebar under “Agenter”. Du fortæller den, hvad den skal reagere på, og hvad den skal gøre. Resten klarer den selv.
Andre ting man kunne bruge en agent til
Tilbudsopfølger er bare ét eksempel. Her er nogle vi selv har siddet og leget med:
- En agent der hver fredag morgen samler ugens vigtigste mails i en kort opsummering
- En agent der laver et udkast til svar, så snart der lander en mail fra en bestemt type kunde
- En agent der opretter en opgave i dit projektværktøj, når en mail lyder som en opgave
- En agent der holder øje med dine fakturaer og prikker til dig, når en nærmer sig forfald
Det handler i bund og grund om at finde de små, gentagne ting, der spiser tid – og lade en agent tage dem.
Spørgsmål og svar
Skal man have ChatGPT Business eller Enterprise for at bruge agenter?
Lige nu kræver agent-funktionen et betalt ChatGPT-abonnement. Hvilken plan der præcis giver adgang, ændrer sig løbende – så tjek det aktuelle hos OpenAI.
Kan agenten få adgang til min mail og kalender?
Ja, men kun hvis du selv giver den lov. Den kobles op via integrationer, du selv godkender, og du kan til enhver tid trække adgangen tilbage.
Hvad sker der, hvis betingelserne ikke er opfyldt?
Så gør agenten ingenting. Det er jo netop pointen med klare betingelser – den blander sig ikke i andet end det, den skal.
Kan I bygge en agent til min virksomhed?
Ja. Tag fat i os, så finder vi ud af, om der er noget I bruger tid på, som en agent kunne tage. Bare ring eller skriv på info@nordiccustommade.dk eller +45 31 14 33 77. 😉